Privacybeleid

Privacyverklaring CoachScribe

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens JNL Solutions verwerkt wanneer je CoachScribe gebruikt, waarom dat gebeurt, met wie gegevens worden gedeeld en welke rechten je hebt.

JNL Solutions, gevestigd aan Stationsplein 26, 6512 AB, Nijmegen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

• Website: https://www.coachscribe.nl
• Adres: Stationsplein 26, 6512 AB, Nijmegen
• Telefoon: +31 6 221 68 360
• E-mail: contact@coachscribe.nl

Rollen en verantwoordelijkheid

• Jij als coach bent verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud die je in CoachScribe verwerkt.
• CoachScribe (JNL Solutions) is verwerker en verwerkt gegevens alleen in jouw opdracht om de dienst te leveren.
• Jij blijft verantwoordelijk voor het rechtmatig vastleggen van gesprekken en het hebben van een geldige rechtsgrond.

Hoe data door CoachScribe stroomt

• Opname gebeurt lokaal op jouw apparaat.
• Voor transcriptie wordt audio versleuteld verstuurd via een tijdelijk uploadmechanisme.
• Tijdelijke audio-uploads voor transcriptie worden na verwerking verwijderd.
• Transcripties, samenvattingen, notities en sessie-inhoud worden versleuteld opgeslagen.
• Jij bepaalt welke inhoud je toevoegt en wanneer je gegevens verwijdert.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Account- en authenticatiegegevens

Wij gebruiken Microsoft Entra voor authenticatie. Daarbij verwerken wij:

• Jouw unieke gebruikers-id
• Je voornaam
• Je achternaam
• Je e-mailadres

Inhoud die je zelf toevoegt

Wij verwerken gegevens die je zelf toevoegt of laat genereren, zoals:

• Namen van coachees
• Sessietitels
• Transcripties
• Verslagen
• Notities
• Chatberichten binnen de snelle-vragenfunctionaliteit

In deze inhoud kunnen persoonsgegevens voorkomen en, afhankelijk van wat je bespreekt, ook bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens.

Technische en beveiligingsgegevens

Wij verwerken technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en werking, zoals:

• IP-adres (onder andere voor beveiliging en rate limiting)
• Technische loggegevens (zoals foutmeldingen en diagnostiek)

Wij gebruiken geen tracking-, marketing- of analytics-tools.

Communicatiegegevens

Als je contact met ons opneemt verwerken wij de gegevens die je verstrekt, zoals:

• Je e-mailadres
• Je naam (indien opgegeven)
• De inhoud van je bericht

Gevoelige gegevens en toestemming

CoachScribe kan worden gebruikt in situaties waarin gevoelige onderwerpen worden besproken. Daardoor kan de inhoud bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals gegevens over de gezondheid van een coachee.

Voordat je audio opneemt of uploadt, moet je bevestigen dat je expliciete toestemming hebt van je coachee.

Onder expliciete toestemming verstaan wij een vrij gegeven, specifieke, geinformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting conform de AVG.

Op https://www.coachscribe.nl/toestemming-vragen leggen wij uit hoe je toestemming kunt vragen.

Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Accounts te beheren en authenticatie mogelijk te maken
• Transcriptie, samenvatting, notities en chatfunctionaliteit te leveren
• Betalingen en abonnementen af te handelen
• Beveiliging, stabiliteit en foutopsporing uit te voeren
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Grondslagen (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en misbruikpreventie)
• Wettelijke verplichting

Wanneer er bijzondere persoonsgegevens in de inhoud voorkomen, hangt de rechtmatigheid mede af van jouw eigen verantwoordelijkheid en rechtsgrond.

AI-verwerking en modelgebruik

• AI-verwerking gebeurt binnen enterprise-omgevingen die wij voor CoachScribe hebben ingericht.
• Gegevens uit CoachScribe worden niet door ons verkocht.
• Gegevens uit CoachScribe worden niet door ons gebruikt om publieke AI-modellen te trainen.
• Verwerking van inhoud gebeurt uitsluitend voor de door jou gevraagde functionaliteit.

Verwerking binnen de EU en doorgifte

• Patiënt- en sessie-inhoud (zoals audio, transcripties, samenvattingen en notities) wordt verwerkt en opgeslagen binnen door ons gebruikte Azure-regio's in de EU.
• Onze huidige primaire regio's zijn West Europe, Belgium Central en Sweden Central.
• Voor bepaalde account-, authenticatie- of abonnementsfunctionaliteit gebruiken wij externe partijen. Daardoor kan beperkte metadata buiten de EU worden verwerkt, afhankelijk van die partij.
• Waar nodig treffen wij passende contractuele en organisatorische waarborgen.

Delen met derden en subverwerkers

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die nodig zijn om CoachScribe te laten functioneren.

Belangrijke categorieën:

• Cloud hosting en opslag (EU)
• AI-verwerking binnen onze enterprise-inrichting
• Authenticatie (Microsoft Entra)
• Abonnementsbeheer en aankoopstatus (Mollie)

Een actuele lijst van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account actief is
• Inhoud (transcripties, verslagen, notities en sessiegegevens): totdat je deze verwijdert of je account verwijdert
• Tijdelijke audio-uploads voor transcriptie: verwijderd na verwerking
• Supportberichten: zolang nodig voor afhandeling

Bij verwijdering van je account worden bijbehorende gegevens verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Belangrijke maatregelen zijn onder meer:

• End-to-end-versleuteling voor opgeslagen inhoud
• Beveiligde verbindingen (HTTPS)
• Toegangsbeperking tot systemen
• Rate limiting en misbruikdetectie

Bij vermoedens van een beveiligingsincident kun je contact opnemen via contact@coachscribe.nl.

Geautomatiseerde besluitvorming

CoachScribe gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of je significant treft.

Cookies

CoachScribe gebruikt geen tracking-, marketing- of analytics-cookies. Eventuele cookies zijn uitsluitend functioneel en technisch noodzakelijk.

Jouw rechten

Je hebt onder de AVG het recht om:

• Je persoonsgegevens in te zien
• Je persoonsgegevens te laten corrigeren
• Je persoonsgegevens te laten verwijderen
• De verwerking te laten beperken
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

Je kunt een verzoek sturen naar contact@coachscribe.nl. Wij reageren binnen een maand.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Leeftijdsgrens

CoachScribe is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar via onze website.